合思助力百胜软件：多成本中心细致管控，实现弹性交付成本控制

伴随互联网对传统零售业带来巨大冲击，越来越多的零售商和零售品牌开始认识到：数字化不是重复造轮子，而是围绕零售核心运营能力改造的“全链路数字化”。作为全渠道数字零售解决方案服务商，百胜软件紧跟新零售发展浪潮，从赛道中脱颖而出。但业务及组织规模变大，百胜软件也开始向内寻求管理变革，以达到降本增效目标。

近日，合思联合未来财务人研究院推出的「企业财务数字化转型100问」栏目中，邀请了上海百胜软件股份有限公司副总裁、财务总监兼IT总监罗建红与合思无需报销事业部高级总监孙根，探讨多成本中心细致管控，百胜软件财务数字化做对哪些事？

以下为直播对话内容实录（有精简）：

合思：中央经济工作会议上，科技创新与提振消费再次提到重要高度。作为全渠道数字零售解决方案服务商，百胜软件如何通过数字技术赋能零售企业高效运营、降本增效？

罗建红：提振消费是国民大事，也是拉动国家经济发展的重要一环。零售商们使出了“十八般武艺”吸引消费者，这当中，数字化平台帮助企业快速抓住消费者的精准需求，同时判断成本投入动向，指引零售商战略发展方向的落地。作为全渠道数字零售解决方案服务商，百胜软件成立至今已有23年时间，业务涵盖企业中台、数字零售、电子商务、移动应用、云服务、RPA&AI、大数据应用、仓储物流等领域的产品和服务。

百胜软件帮助零售企业拉通从前端消费零售，到中台数据协同，至后台运营管理的全闭环应用，主要从以下4个方面实现高效运营与降本增效：

•业务在线化：通过百胜软件的中台产品方案，企业可将业务线上化，实现从前端消费零售到后台运营管理的无缝在线协同，提供更便捷、实时的服务体验。

•触点数字化：基于中台产品方案，无论是与企业客户（To B）的高效交互、消费者（To C）的一致用户体验，还是线上线下业务触点的无缝整合，全部完成从物理世界到虚拟世界的转换。

•运营数据化：中台产品方案带来的数据协同和整合，实现了运营数据的集中管理和共享，为企业提供了全面的运营洞察，支持更精准的运营决策。

•决策智能化：基于中台数据的全面性和实时性，企业能够借助智能分析工具实现决策智能化，迅速响应市场变化，提高决策效率和准确性。

合思：在百胜软件的发展过程中，财务部门应当如何赋能业务经营决策？

罗建红：要赋能公司业务的经营决策，财务部门需保证决策依据的及时性、准确性和有效性。通过数字化转型拉通业务与财务的数据链路，实现业财融合是前提。业财融合后，通过建立财务数据中台，财务部门不仅能及时反映管理报表和财务报表的数据变化，同时通过中台能力促进业务流程的优化及预警等。

合思：百胜软件在企业数字化建设中存在哪些难点？

罗建红：百胜软件在企业数字化建设过程中遇到的难点主要有以下三点：一是在建设目标上与各部门是否达成一致；二是企业内部资源配置是否正常到位；三是过程中的质量管理如何有效进行。

高层支持是建设目标与各部门达成一致的前提，同时，数字化建设的方案需要围绕公司战略方向进行，让高层看到方案的长期性与价值收益，落地执行更高效；

关于资源配置，重要的是调动IT、业务等部门参与的积极性，让它们参与到企业数字化建设的方案制定过程。同时，数字化建设过程不可能一步到位，公司可结合预算计划，分阶段实施；百胜软件为了推动团队协作更加通畅，设置了一些奖励基金，以驱动项目按计划完成；

在过程质量管理方面，企业数字化建设的前期会暴露较多的系统问题，百胜软件通过建立质量管理委员会，并定期对平台进行安全检查和对应的安全认证方式加以完善。

合思：百胜软件数字化蓝图是什么？财务数字化转型扮演什么角色？财务部门是如何拆解数字化建设落地？

罗建红：百胜软件的数字化蓝图设计围绕六个原则进行：“减（减少不需要的系统，减少维护成本）、并（基础数据统一，业务数据集中）、通(必须连通的业务，通过接口打通)、补(补充目前缺少的紧急重要的业务功能)、留(通用性强的外购系统保留，打通业务接口)、轻(单一业务应用，前端设计轻量化，后端保留)”。

百胜软件前端主要有面向员工的协同平台、面向客户和生态伙伴的云市场、官网等，再将它们引入到后端的核心运营平台（运营平台包括公司整体的作业模块，即从营销、交付、服务、研发、财务等闭环管理），实现内外部各个业务的连通。

财务数字化转型的目的之一是让业务和财务协同效率更高。例如，百胜软件的单据此前可能需要在多个平台重复新增，但财务数字化转型后做到业务与财务互通，无需重复操作；另外，在业务拆解落地时，前期的运营平台使所有业务在线化奠定了百胜软件财务数字化的基础，拉通各个业务线后，进一步实现业财融合，这其中包括财务共享中心落地、业财一体化平台、数据中台和全面预算管理等。

合思：如何看业财融合在企业经营中重要性？

罗建红：当业财不融合时，企业经营管理会出现以下弊端：

从财务维度看，财务核算人员过多，单体内工作量也不饱和；财务人员只了解财务核算内容，对业务过程不了解，业务和财务脱节，财务工作更多的是在管理和控制业务，而不是支持业务发展；系统脏数据过多，在进行业务和财务相关联分析时，需要通过人工从各个业务系统中取数据，并进行人工清洗和关联分析。因此，会造成人工效率低下，达不到支撑管理层业务决策的需求。

从业务维度看，业财不融合会导致有部分单据流中断，业务部门需要在多个平台提交单据，而且多个单据都要重复审核，这导致提交人和审核人的工作量翻番增长。

为了解决上述问题，2017年开始百胜软件注重业财融合建设，将原先独立的平台该并的并、该接的接。其中，主数据统一是关键，比如客户ID、合同编号、商品ID、人员ID等，解决了百胜软件以客户为中心的生命周期管理、以合同为贯穿的业务交付闭环、以商品为中心的生命周期管理等。

合思：降本增效是当下炙手可热的话题，百胜软件在费控数字化建设方面做了哪些工作？

罗建红：百胜软件目前使用合思费控处理所有的对公付款类和报销类业务。对公付款类主要分三块：外包付款类、第三方产品采购类和行政办公采购类，其中外包类付款会从自主研发的业务运营平台推送数据至合思费控；报销类从差旅平台生成，员工也能及时了解报销、付款的进度；同时，合思费控平台还有预算控制管理功能，通过费控平台的项目核算帮百胜软件在运营平台呈现各个项目成本。

后续费控产品，我们还会考虑自动支付、凭证电子化管理，同时也希望差旅平台与费控平台衔接更加流畅，差旅补贴计算更加灵活便捷。

合思：合思费控上线后，百胜软件的费用管控有了哪些积极变化？

罗建红：在百胜软件的费用管控方面，主要在以下四个方面产生积极变化：一是管控手段肯定提升，包括预算控制更强，审批流程更透明，催办更方便；二是费用可精细核算到每个项目，为项目损益管理发挥了较大作用；三是操作更加便利，例如移动端形式操作便捷、发票导入方式多且灵活、自动查重验真等；四是财务对各个部门的费用管控更加直接有效。

合思：百胜软件的员工、财务、管理层分别从费控数字化中获得哪些收益？

罗建红：从员工角度看，移动端+PC端双重发起报销的形式更加方便，线上提交即刻开始审批；外地出差员工无需回到公司，通过将原始凭证、发票等拍照、扫码、批量导入等形式快捷添加，有利于业务持续推进；从财务角度看，单据审核压力大幅减轻，尤其是在发票验真环节，系统自动识别，避免人工疏漏；无缝对接核算系统，自动生成凭证，记账制证工作几乎为0；从管理层角度看，实时掌握各自部门预算的使用情况，便于跟踪项目情况。此前，业务部门想知道预算剩余需要到财务部门高频询问，或由财务部门定期给各部门领导发预算邮件同步信息。但现在，管理层在合思费控平台上实时查阅，灵活调整预算使用情况。

合思：从业财协同、数据利用和成本节省角度看，公司具体的收益有哪些？

罗建红：百胜软件的数字化建设收益主要体现以下三个方面：

•人效提升。在营收规模和订单量不变的情况下，人效比大幅提升；财务团队结构优化升级，实现财务效率300%以上倍增；

•数据支持快速有效。实时获取公司经营情况数据，了解经营过程问题，并及时做到预警；

•支持战略快速转型。公司以中大客户发展为方向并建立生态战略，需要实现弹性的交付成本控制。为此，百胜软件通过财务数字化转型支撑项目损益核算和生态闭环，并做到风险管控。

合思：近些年，全国各地区同步开启了档案管理无纸化试点，无纸化报销、入账、归档政策也如雨后春笋，同时数电票开票和受票试点全国铺开，海量凭证票据都在电子化。百胜软件接下来如何应对这种无纸化管理的趋势？是否考虑电子会计档案产品？

罗建红：真正的无纸化管理既环保又降低成本，目前百胜软件已使用数电票应用，减少了一大笔快递成本，同时加速了收款进度，过去发票需要快递到客户手中才能付款，现在开票即到客户邮箱，整个付款周期缩短至少3天。此外，百胜软件员工还使用电子签进行合同签定。

但对于这些电子文件，目前还没有建立统一的管理入口，还在流程中存档。这也会导致文件分散、查找不方便等问题，我们后续也在考虑电子会计档案管理。下一阶段，百胜软件主要从几个方面继续升级财务数字化能力：一是针对费控管理中的不足点持续完善；二是实现电子档案的全面管理，三是让生成式AI随着体系健全导入。

合思：随着ChatGPT大火，关于财务会计岗位会不会被人工智能取代的话题频繁冲上热搜。您是如何看待财务人与IT技术、专业能力之间关系？未来财务人应该具备哪些能力，才能不被替代？

罗建红：首先，财务会计岗位的危机感越来越强，财务的部分专业技能已经通过数字化平台慢慢替代，例如传统的记账报账方式已经变成了自动生成凭证、RPA自动报账等。在我看来，未来财务人可以从这两个方面去考虑提升：

如果财务人想向财务管理方向转型，就需要主动了解公司业务，通过冷冰冰数字探索业务过程中发生该结果的原因。真正做到通过业务理解财务结果，通过财务结果去引导业务决策。具体方式是通过参与业务部门的会议、跟随业务拜访客户等；

如果财务人想向财务分析方向转型，就需要掌握一些工具，例如BI工具、Python语言等，这些能极大提高报表分析效率。如果你只掌握工具不了解业务，分析出来的内容不够深，也无人问津。更何况生成式AI出现，未来的BI工具也不一定要掌握，但是深入业务与扎实的财务知识基础，会让未来财务人处在不可替代的位置。

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