合思助力冬奥会服务商万喜集团业财一体化的转型实践

近年来，团餐行业头部品牌之间的竞争日益激烈，加之学校、政企、机关控制团餐企业毛利上限，使得团餐企业经营面临人力成本高、采购成本高、利润率低等难题。团餐的头部企业迫切需要通过财务数字化转型提升内部管理效率，降低经营成本，获得规模化的竞争优势。

近日，合思联合未来财务人研究院推出的「企业财务数字化转型100问」栏目中，邀请中国数字化新团餐引领者品牌、2022年北京冬奥会餐饮服务商、中国团餐百强企业——北京万喜集团副总经理张秀华对话合思政企客户事业部华北大区总经理张禄，探讨万喜集团如何从业务数字化迈向业财一体化。

以下为直播对话内容实录（有精简）：

合思：作为中国数字化新团餐引领者品牌、2022年北京冬奥会餐饮服务商、中国团餐百强企业，万喜集团如何成为中国团餐行业的黑马？

张秀华：万喜集团的企业愿景是成为祖国诞辰百年献礼千亿级世界团餐品牌，为客户提供定制化、一站式餐饮配套及创新服务解决方案，服务内容涵盖高校、国央企、三甲医院的改善型团餐升级服务、数字化超级供应链服务、智慧食堂服务、餐厅规划设计服务、定制化运营服务、科技食安管理服务等方面，通过信息化、智能化、空间设计、互动体验、多元化消费场景等方面的创新，帮助客户提升就餐体验，提高运营效率，提升客户满意率，现已累计为过亿人次提供餐饮服务。

很荣幸，万喜集团能成为2022年北京冬奥会餐饮服务商，为冬奥会提供数字团餐服务。为了积极响应国家反食品浪费法与绿色奥运的定位和要求，万喜的数字化团餐通过线上提前订餐+线下就餐的模式，做到依据就餐人数精准结算的要求，大幅度减少餐食剩余量，践行光盘行动与绿色奥运理念。

合思：万喜如何突破团餐行业30亿营收规模天花板？数字化工具与财经管理中心起到哪些作用？

张秀华：团餐企业要突破30亿天花板，首要条件是用好数字化工具这一抓手。团餐是劳动密集型产业，企业达到一定规模后，管理会进入瓶颈期，管理费用也会持续上涨；团餐行业业态分布较多、区域跨度大，数据汇总难度大且数据收集滞后，数字化管理工具可以通过实时的数据分析，针对性解决现场运营问题，提高效率、降低运营成本、提高各维度的安全性；此外，跨区域市场在经历快速扩张阶段后会进入平稳期，其规模效应的增长空间已经不大，需要从产业内部进行整合重组、提质增效。

万喜餐饮集团在规模化发展过程中，财经管理中心从辅助经营决策和降本增效的角度出发，做了四种尝试：

一是信息化赋能运营数据管理，当天各个项目及品牌班组出具项目日报，运营第一时间了解现场经营情况；

二是躬身入局参与到业务管理中，从收入、成本、费用等方面对项目进行经营诊断，找出盈利提升机会进行运营赋能，并推广到各个区域、项目财务人员运营赋能；

三是通过合思费控的预算、合同管理及费用线上提报，提高审批时效及支付时效，助力运营工作更高效，同时通过合思费控的线上流程对内部管理进行降本增效；

四是通过合思商城的使用，节约员工出差垫资、粘贴票据报销的时间，促进运营及业务部门工作更高效。

合思：万喜集团的企业数字化建设都做了哪些设计？财经管理中心是如何拆解数字化建设落地？

张秀华：企业数字化建设不仅要解决企业费钱、费事、费心的难题，其核心还在于以数据为驱动力实现业务规模化的发展。万喜集团的数字化建设从以下图的几个方面落地实施并全面的管理升级，其中财经管理中心是企业数字化转型的推动者、主导者和受益者。

万喜集团通过引入合思费控、合思商城、银企直连、ERP以及其他线上办公协同系统，将原本线下手工操作的作业流程转到线上系统自动完成，进一步提升人效比，为企业开源节流。对标海底捞的数字化建设，万喜集团仍有较大提升空间，我们也正在搭建自己的数字化中台、升级SAP财务系统以及金税四期自动对接开票及一键报税工作，也期待与优秀的服务商战略合作，做时间的朋友，共同建设行业一流、世界一流的财务管理体系。

合思：万喜集团成立于2016年，截止2022年1月万已完成21个省级区域发展布局，这中间又有疫情三年影响，公司是如何应对这次“黑天鹅”事件，企业的数字化转型建设起到哪些作用?

张秀华：2020年初，由于突发事件，万喜集团的业务人员及财务人员不能正常到岗上班，绝大多数工作进入暂停状态。2020年3月，我们上线了合思费控产品，逐步开启线上办公、报销审批及财务软件对接，实现了异地协同办公，打破数据孤岛带来的负面影响。

推动企业数字化建设要讲究方式方法。首先，数字化建设需要上升到一把手工程的重要位置，提前做好前期的动员会工作，提前预警系统推进过程中会遇到很多的问题，共克时艰；其次，尽可能发放信息化管理手册及宣讲信息化系统给各业务部门带来的好处及价值；第三，对于数字化工具的使用做好相应的激励与处罚措施；第四，前期可小范围使用试点，趋于稳定后再大规模推广；最后，也是最关键和重要的一点——坚持使用。

万喜集团在进入全面扩张阶段时对数据报表的准确性、及时性要求更高。此前，公司对月度财务报表出具时间需在10日内完成，但由于业务数据端不能及时、准确地收集相关数据资料，财务出具报表工作也只能延后，进一步也影响了集团公司的经营决策，同时企业对财务人员的价值与管理能力产生质疑。但随着数字化转型逐步深入，原先割裂的系统数据被打通，业财协同更加流畅，财务出具报表的时间越来越快，准确性和时效性得到统筹兼顾。

合思：万喜集团为何会选择从费控切入财务数字化转型？

张秀华：此前，万喜集团一直采用线下手工审批方式，但遇到领导出差或无法签字审批的情况，业务人员及运营效率工作效率会受到影响，进而影响到业务进度。万喜集团选择从费控切入财务数字化，主要考虑以下四个方面：

报销业务是数字化转型的重要起点。传统的手工报销流程容易产生繁琐的审批、高频的错误以及冗长的时间周期，影响企业运营效率。而通过引入合思费控，企业可以在报销业务上实现数字化，优化流程、提升效率。

费控管理软件作为财务数字化转型的关键工具，具有多方面优势。首先，软件实现了报销流程的自动化，从填写报销单到审批都能够在线完成，大大缩短了报销周期；其次，费控管理软件可以集中存储和管理报销数据，提高数据的可靠性和安全性；第三，软件还能实现费用预算与成本控制，帮助企业更好地管理开支、降低成本；

费控管理软件在财务数字化转型中扮演着关键的角色。首先，它实现了报销流程的标准化，统一了企业内部的管理规范，避免了非标准化操作的发生；其次，软件的数据分析功能可以为企业提供全面的数据支持，让企业管理层能够更加清晰快速地了解费用情况，作出更明智的决策；第三，费控管理软件还可以与其他财务系统进行集成，实现全面数字化管理。

随着数字化转型的深入推进，费控管理软件的应用前景越来越广阔。通过数字化的报销管理，企业能够大大提高财务效率、降低成本，实现财务流程的精细化和智能化。另外，费控管理软件还具备适应不同业态和企业发展规模的灵活性，可以满足不同时期企业的具体需求。

合思：万喜集团期待的费控产品具备哪些能力？

张秀华：我们期待的费控产品能打通“预算-申请-报销-支付-核算-报表”费控业务的全流程，贯穿“事前（市场）-事中（运营）-事后（财务）”全费用的管控环节，帮助企业实现预算管理、报销管理、发票管理、商旅互通、合同管理等多功能，最好再搭载多项人工智能技术，实现智能报销、智能审批、智能支付、智能核算记账等，助力企业数字化应用及管理全新升级。

合思：合思费控上线后，万喜集团的费用管控还有了哪些积极的变化，员工、财务、管理层分别从费控数字化中获得哪些收益？

张秀华：合思费控上线后，企业伙伴经历了从反对、投诉、抵抗不遵守，到接受、改变、适应到喜欢，再到同行企业、同行财务人员互相分享推荐的多个阶段。对于员工，合思费控让差旅费报销更便捷，审批通过后使用合思商场订购出行的“机酒火”事项，直接企业支付，无需垫资；对于财务，合思费控的发票管理功能，大幅节省人工检验发票时间，银企直联功能提高了出纳付款效率等等；对于管理层，此前的合同无数字化统一管理，付款、发票、合同难匹配、信息零散。使用合思付款后，公司的付款进度清晰可控，付款单自行下载溯源，付款效率提升60%，对账效率提升70%。合思费控全流程优化的解决方案，让组织中的员工更省事、让财务更合规、让管理层更省心。

合思：万喜集团的团餐数字化做得非常好，公司的各个地方都呈现了各式各样的业务端数据驾驶舱。您接下来是如何规划和建设万喜的财务BI，实现业务与财务互通的全面数据分析，以财务分析反哺业务？

张秀华：万喜集团的业务端数据驾驶舱要达到“一去纸化提效、二明厨亮灶+可视化监管”的目的。通过运用云端流媒体、大数据、AI智能分析等技术手段，在烹饪间、消洗间、切配间、配餐间等重点区域布置摄像头，可实时了解后厨动态，实现后厨运作情况全流程记录，让食品加工过程从幕后走到前台，引导公众直接参与食安监督，有效提高了企业人员的自律意识与市场监督单位的工作效率。

另外，业务数据的终端应用在财务。万喜集团通过搭建数据中台，将业务数据聚合集成，以数据化实现全员提效及人员优化，真正为企业开源节流、为企业发展助力。2024年，我们计划增加财经数据驾驶舱、资金管理、项目运营状况、应收账款情况、借款情况等可视化数据看板。通过数据可视化，实现财务与业务的协同，推进业务实现较大突破。完成公司战略目标达成。

合思：近些年，全国各地区同步开启了档案管理无纸化试点，无纸化报销、入账、归档政策也如雨后春笋，同时数电票开票和受票试点全国铺开，海量凭证票据都在电子化。万喜集团如何应对这种无纸化管理的趋势？是否考虑电子会计档案产品？

张秀华：随着数字经济发展，会计档案领域关键政策不断推进，逐渐向数字化发展。

• 2015年12月，财政部、国家档案局令第79号《会计档案管理办法》：确定电子会计档案的概念和管理要求，明确会计档案可仅以电子形式归档保存；

• 2020年3月，财会[2020]6号《关于规范电子会计凭证报销入账归档的通知》：明确电子发票等电子会计凭证电子会计凭证可以不打印；电子化归档，效力等同于纸质凭证；

• 2022年7月，《电子会计档案管理规范》：规定电子会计资料形成、收集、整理、归档和电子会计档案保管、统计、利用、鉴定、处置等要求，强化电子会计档案行业标准；

• 今年5月，财政部会计司公布了《电子凭证会计数据标准》的通知，进一步明确了数电票报销归档的保存方式。

万喜集团持续推进企业无纸化管理，例如市场端的信息原先由纸张填制，现在通过CRM系统无纸化审批；业务端的信息化管理者驾驶舱，由传统填写打印到全部线上化手机端查看；业务端的各种出差审批、预算也通过无纸化审批完成；还有食品安全巡检线上化，即通过现场小程序进行实时异地巡检，节省了差旅费、人工费等。

近期，万喜集团准备上线数电票与业务打通的系统，预计到2024年上半年，整个业务数据与财务数据将连接到一起形成闭环，实现真正意义上的无纸化办公。

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合思：今年ChatGPT大火，关于财务会计岗位会不会被人工智能取代的话题经常冲上热搜。从您的专业角度与丰富的从业经验来看，如何看待财务人与IT技术、专业能力之间关系？未来财务人应该具备哪些能力，才能够不被替代？

张秀华：目前看来，人工智能短期不会取代会计这一职业。尽管人工智能在数据处理方面具有较强能力，但依然无法代替人类的判断能力和决策能力。况且，会计是一种需要极高专业知识储备和丰富世间经验的职业，人工智能目前还没有达到能够完全取代人类的水平。

未来财务更需要具备专业的分析和决策管理，而不是单纯的统计核算。虽然AI短期不会让财务人失业，但新技术的应用仍然势不可挡，可能会让一些基础会计岗位面临挑战，未来财务人务必保持不断学习的能力，向高处走、往深处学。